Gerenciamento eletrônico de documentos

Um sistema de gestão documental (SGD), também conhecido internacionalmente por document management system (DMS) e, no Brasil, por Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), é habitualmente um sistema informático utilizado para armazenar, partilhar, acompanhar e gerir ficheiros ou documentos. Alguns sistemas incluem registo histórico onde é gravado um log das várias versões criadas e modificadas por diferentes utilizadores. O termo tem alguma sobreposição com os conceitos de sistema de gestão de conteúdos. É frequentemente visto como um componente dos sistemas de gestão de conteúdo empresarial (ECM) e está relacionado com gestão de ativos digitais, digitalização de documentos, sistemas de fluxo de trabalho e gestão de registos.[1]

História

Embora muitos sistemas de gestão documental eletrónicos armazenem documentos no seu formato nativo (Microsoft Word, Excel, PDF), alguns sistemas baseados na web começaram a armazenar conteúdo sob a forma de HTML.[2] As capacidades de pesquisa avançada tornaram-se componentes críticos dos SGD.[3]

No Brasil, o termo “Gerenciamento Eletrônico de Documentos” (GED) foi amplamente divulgado na década de 1990, especialmente pelo CENADEM (Centro Nacional de Automação de Documentos).[4] A partir dos anos 2000, o conceito foi gradualmente englobado pelo termo internacional ECM (Enterprise Content Management), embora “GED” continue a ser o termo mais utilizado no mercado brasileiro.

Componentes

Os sistemas de gestão documental fornecem habitualmente armazenamento, controlo de versões, metadados, segurança, bem como capacidades de indexação e recuperação. Segue-se a descrição desses componentes:

Componente Descrição
Metadados Metadados são normalmente armazenados para cada documento (data, autor, etc.). Podem ser extraídos automaticamente ou inseridos manualmente, inclusive por reconhecimento ótico de caracteres (OCR).[1]
Integração Integração com outras aplicações através de APIs (ODMA, LDAP, WebDAV, SOAP, REST).[5][6]
Captura Digitalização de papel e importação de ficheiros eletrónicos, muitas vezes com OCR.[7]
Validação de dados Regras de validação antes da importação.[8][9]
Indexação Criação de índices para recuperação rápida.[10]
Armazenamento Gestão do local, duração e eventual destruição dos documentos.
Recuperação Pesquisa simples ou avançada (texto completo, pesquisa federada).[10][11]
Distribuição Fornecimento em formato não editável ou por hiperligação.[12]
Segurança Controlo de acesso e conformidade com normas (ISO 9001, ISO 13485, FDA, etc.).[13]
Fluxo de trabalho Módulo integrado ou ligação com ferramentas externas.[14][6]
Colaboração Edição simultânea com registo de contributos.[15]
Controlo de versão Check-in/check-out e recuperação de versões anteriores.[15]
Publicação Revisão, aprovação e distribuição formal.[16][17]

Normalização

Destacam-se as normas ISO 15489, ISO 32000 (PDF), ISO/IEC 27001 e ISO 16175. No Brasil, a gestão documental é regulada pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), pelo Decreto nº 10.278/2020 (digitalização e validade jurídica) e pela MP nº 2.200-2/2001 (ICP-Brasil).

Aplicações

Os sistemas de gestão documental são utilizados em organizações de todos os portes e setores: administração pública, saúde, advocacia, engenharia, construção, educação, indústria e serviços financeiros.

Mercado brasileiro

O mercado brasileiro combina soluções desenvolvidas localmente com plataformas internacionais. Entre os fornecedores mais conhecidos encontram-se empresas nacionais (Softexpert, Qualiex, Totvs/Fluig) e representantes de soluções globais como OpenText, IBM FileNet, Hyland OnBase, Oracle, Microsoft SharePoint e Alfresco.[18]

Ver também

Referências

  1. ↑ a b Parsons, M. (2004). Effective Knowledge Management for Law Firms. [S.l.]: Oxford University Press. p. 234. ISBN 9780195169683. Consultado em 19 de maio de 2018 
  2. ↑ Policy Management System Arquivado em 2011-10-29 no Wayback Machine
  3. ↑ Stemming: Making searching easier Arquivado em 2012-01-11 no Wayback Machine
  4. ↑ Baldam, Roquemar (2016). Gerenciamento de Conteúdo Empresarial. ECM: Enterprise Content Management. Rio de Janeiro: Elsevier. ISBN 978-85-352-6559-0 
  5. ↑ Shivakumar, S.K. (2016). Enterprise Content and Search Management for Building Digital Platforms. [S.l.]: John Wiley & Sons. p. 93. ISBN 9781119206828. Consultado em 19 de maio de 2018 
  6. ↑ a b Fletcher, A.N.; Brahm, M.; Pargmann, H. (2003). Workflow Management with SAP WebFlow: A Practical Manual. [S.l.]: Springer Science & Business Media. pp. 15–16. ISBN 9783540404033. Consultado em 19 de maio de 2018 
  7. ↑ Webber, M.; Webber, L. (2016). It Governance: Policies and Procedures. [S.l.]: Wolters Kluwer. pp. 41–4. ISBN 9781454871323. Consultado em 19 de maio de 2018 
  8. ↑ Trinchieri, D. (2003). Evaluation of Integrated Document Management System (IDMS) Options for the Arizona Department of Transportation (ADOT). [S.l.]: Arizona Department of Transportation. p. 158 
  9. ↑ Morley, D.; Parker, C.S. (2014). Understanding Computers: Today and Tomorrow, Comprehensive. [S.l.]: Cengage Learning. pp. 558–559. ISBN 9781285767277. Consultado em 19 de maio de 2018 
  10. ↑ a b Meurant, G. (2012). Introduction to Electronic Document Management Systems. [S.l.]: Academic Press. p. 120. ISBN 9780323140621. Consultado em 19 de maio de 2018 
  11. ↑ White, M. (2012). Enterprise Search. [S.l.]: O'Reilly Media, Inc. pp. 73–74. ISBN 9781449330408. Consultado em 19 de maio de 2018 
  12. ↑ Sommerville, J.; Craig, N. (2006). Implementing IT in Construction. [S.l.]: Routledge. p. 130. ISBN 9781134198986. Consultado em 19 de maio de 2018 
  13. ↑ Skipper, S.L. (2015). How to Establish a Document Control System for Compliance with ISO 9001:2015, ISO 13485:2016, and FDA Requirements. [S.l.]: ASQ Quality Press. 156 páginas. ISBN 9780873899178. Consultado em 19 de maio de 2018 
  14. ↑ Austerberry, D. (2012). Digital Asset Management. [S.l.]: CRC Press. pp. 27–28. ISBN 9781136033629. Consultado em 19 de maio de 2018 
  15. ↑ a b Austerberry, D. (2012). Digital Asset Management. [S.l.]: CRC Press. p. 30. ISBN 9781136033629. Consultado em 19 de maio de 2018 
  16. ↑ International Organization for Standardization. «01.140.40: Publishing». Consultado em 14 de julho de 2008 
  17. ↑ International Organization for Standardization. «35.240.30: IT applications in information, documentation and publishing». Consultado em 14 de julho de 2008 
  18. ↑ Baldam, Roquemar (2016). Gerenciamento de Conteúdo Empresarial. ECM: Enterprise Content Management. [S.l.]: Elsevier. ISBN 978-85-352-6559-0 

Ver também

Ligações externas

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